Como liderar uma equipe estressada e sobrecarregada

Sua equipe anda estressada? Hoje em dia, todo mundo parece muito ocupado e até sobrecarregado. Mas mesmo quando os membros de sua equipe estão lotados de trabalho, eles não precisam sacrificar sua saúde ou felicidade. O que você pode fazer para reduzir o estresse da sua equipe? Como você pode liderar mostrando como se concentrar no que realmente precisa ser feito?

O que os especialistas dizem?

Como líder, é seu trabalho ajudar os colaboradores a encontrarem o equilíbrio. Claro, você precisa de resultados, mas você também quer um time longe do risco constante de estafa e esgotamento. Pesquisas mostram que memória, atenção e concentração sofrem quando as pessoas tentam gerenciar um constante fluxo de comunicação e distração – situações comuns no local de trabalho.

Julie Morgenstern, especialista em produtividade e autora do livro “Never Check E-Mail in the Morning“, vê isso todos os dias: “Quase todos se esforçam para se concentrar no trabalho”, diz ela. “Queremos pensar, escrever e elaborar estratégias, porém essas funções requerem um pensamento profundo e tempo ininterrupto, ficamos ocupados com as tarefas, reuniões e mensagens que aparecem o dia todo ao invés de lidar com projetos realmente importantes”.

Liane Davey – vice-presidente do time de soluções da Knightsbridge Human Capital e autora do livro “You First” – concorda, um trabalho excessivamente ocupante pode destruir a moral e deixar os colaboradores desengajados e menos capazes de concluir tarefas. É sua função, como gerente ou líder, ajudar a reduzir o caos e o estresse e certificar-se de que seu time pode realizar aquilo que é mais importante.

Concentrar a equipe no que realmente importa

O primeiro passo é identificar a contribuição única que sua equipe faz para a organização. Comece perguntando: “O que a empresa espera da minha equipe que nenhum outro grupo pode realizar?” Não responda isso sozinho em sua sala. Envolva sua equipe. Uma vez que todos concordem com o propósito da equipe, isso se torna o princípio orientador de como todos devem usar seu tempo indicando o que devem assumir e abandonar.

Balancear a carga de trabalho

Avalie cada projeto com base no que você identificou previamente como propósito exclusivo do seu time, no que eles são bons e o que é importante para a organização. “É responsabilidade do gerente desenvolver um plano de ação que permita que todos sejam mais produtivos e evite que sua equipe seja vista como improdutiva pela alta administração”, diz Liane Davey.

Quando uma nova tarefa chegar, não diga automaticamente sim. “Lembre-se de avaliar cada projeto com o objetivo de verificar se ele é vantajoso ou não para sua equipe e o que a equipe tem a oferecer para o projeto”, diz Morgenstern.

Incentivar intervalos focados e sem interrupções

Quando você se distrai com algo no trabalho leva pelo menos 20 minutos para se concentrar novamente na tarefa em questão. Incentive seu time a reservar uma hora ou mais, todas as manhãs, para um trabalho silencioso e proativo. “Certifique-se de que todos entendam que não deve haver interrupções a menos que seja uma emergência”, recomenda Morgenstern.

Ao criar um objetivo em equipe, você aumenta o foco coletivo e evita o retrocesso. Verifique também se os membros da equipe sabem como quebrar o projetos em partes menores para serem realizados no intervalo focado. Uma vez que esse tempo for usado efetivamente, a produtividade aumentará.

Planejar as reuniões

Reuniões podem ser uma grande perda de tempo“, diz Davey. Para evitar esse problema, “cada reunião deve incluir uma pauta para permitir discussões produtivas e tomada de decisão a respeito de responsabilidades principais da equipe”, diz ela.

Morgenstern sugere que, na reunião, os gerentes:

  1. Não estabeleçam mais do que três objetivos;
  2. Definam quem realmente precisa participar;
  3. Estabeleçam limites de duração; e
  4. Utilizem os últimos 15 minutos para esclarecer como os participantes irão avançar com o assunto.

Acima de tudo, certifique-se de que a reunião é realmente necessária. “Às vezes, um e-mail ou memorando pode atingir o mesmo objetivo em menos tempo”, ela sugere.

Limitar o uso do e-mail corporativo

A tecnologia criou uma cultura de estar sempre conectado, onde o trabalho se estende à noite e nos fins de semana. Mas isso pode ser contraproducente se os colaboradores nunca vivem momentos de pausa.

Morgenstern sugere horários de trabalho delimitados. Além disso, o acesso ao e-mail corporativo após o expediente deve ocorrer somente no caso de problemas urgentes. “Muitas pessoas são viciadas em seus telefones. Ao longo do tempo, poucos perceberam que quase tudo pode esperar e que é muito mais importante se concentrar no que é significativo para nós, tanto pessoal quanto no profissional”, diz ela. O cérebro precisa descansar, acrescenta Davey. “Sem tempo para recarregar, criamos níveis insustentáveis de estresse e ansiedade”.

Liderar pelo exemplo

Ao definir novas regras para a sua equipe, você precisa observar a si mesmo. “O exemplo vem de cima”, diz Davey, apontando para o jeito que Jeff Weiner do LinkedIn divide o tempo para o que ele chama de “nada”. Converse com sua equipe sobre o que está fazendo e porquê. Se uma das suas estratégias não está funcionando, admita, experimente algo diferente e continue. Mostre que você está comprometido em fazer uma mudança individual e no grupo. “Demora um tempo para quebrar esses hábitos”, diz Davey, “mas uma vez que todos vocês se acostumarem a uma sensação mais profunda de realização, aquilo nunca mais voltará”.

 

Princípios para ter em mente

Faça:

  • Concordar com o que é único nas habilidades e experiência do seu grupo;
  • Reduzir ou eliminar tarefas que não se alinham com o objetivo da equipe; e
  • Programar intervalos focados para trabalhos estratégicos de alto nível.

Nunca faça:

  • Mandar e-mail ao colaborador toda hora – estabeleça limites no uso da tecnologia;
  • Fazer reuniões sem um propósito explícito – manter uma pauta;
  • Subestimar a importância do seu próprio comportamento – seguir as normas definidas.

Ao seguir esses espaços para liderar sua equipe certamente você contribuirá para uma vida de colaborador ser mais equilibrada. E você, quais estratégias utiliza para liderar uma equipe estressada ou sobrecarregada? Participe deixando seu comentário! 😉

Fonte: http://hbr.org – traduzido e adaptado por Professores do Sucesso

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By | 2017-06-14T11:15:42+00:00 16 de junho de 2017|Carreira|