Como aumentar a produtividade e vencer os seus vilões?

Como aumentar a produtividade e vencer os seus vilões?

Um dos grandes problemas dos empreendedores e profissionais autônomos é a produtividade. O hábito de postergar tarefas e deixar para fazer tudo na última hora é bastante comum, mas pode ser extremamente prejudicial para a gestão de uma empresa. Então, como aumentar a produtividade e ter melhores resultados?

O segredo é saber administrar melhor o tempo. Apesar de parecer uma tarefa simples, isso não é nada fácil. Você já perdeu o prazo de entrega de algum projeto? Esqueceu onde anotou o local e o horário em que uma reunião acontecerá? Teve que passar a noite trabalhando para cumprir uma entrega? Pois é! Quer saber como ter mais organização e gerenciar melhor o seu tempo?

Confira as nossas dicas de hoje!

Organização e limpeza

Se você é bagunçado e se agarra aos resultados de pesquisas que dizem que pessoas desorganizadas são mais criativas, saiba que isso pode estar prejudicando sua produtividade. Isso porque pessoas que mantêm o ambiente de trabalho organizado conseguem produzir melhor e encontram mais facilmente as informações e documentos que precisam.

Assim, uma dica para quem trabalha em casa, por exemplo, é ter gaveteiros, organizadores e pastas para armazenar as informações em apenas um local. Ah! Lembre-se de colocar etiquetas de identificação para facilitar o trabalho.

Outra ideia interessante é deixar os materiais de consulta recorrente sempre próximos. Se você utiliza alguns livros com frequência, o ideal é mantê-los em prateleiras logo ao lado do computador. Por falar nisso, o computador também deve estar sempre organizado. Exclua as pastas e arquivos desnecessários e envie para a nuvem aqueles que não podem ser perdidos, mas que não são utilizados com frequência.

Tecnologia x produtividade

Já imaginou que um aplicativo pode ajudar a aumentar a sua produtividade? Isso realmente pode acontecer e você perceberá que o retorno é muito bom. Nesse sentido, há três apps que podem ajudar muito a melhorar a sua organização e gerenciamento do tempo.

Pomodoro Timer

Esse app é baseado na técnica Pomodoro, criada para melhorar a produtividade. A ideia é que se produza por um período de 25 minutos e descanse por 5 minutos. Isso deve ser repetido até que você feche 4 ciclos de 25 minutos. Então, o intervalo é de meia hora.

Dessa forma, o cérebro fica mais conectado e você consegue focar melhor nas tarefas, produzindo mais em menos tempo. Existem diversos apps baseados na técnica Pomodoro. É só baixar algum deles, como o Pomodo Timer, na Google Play ou na Apple Store.

Evernote

Muitos smartphones já vêm com o Evernote instalado, já que este é um dos mais conhecidos apps de organização. Nele é possível registrar os compromissos e armazenar arquivos e endereços de sites que serão consultados posteriormente. O Evernote pode ser usado em sistemas Android, iOS e até em alguns navegadores de internet.

Remember the Milk

Esse app também é importante para a organização e permite que o usuário defina prazos, quais são as prioridades e os assuntos. Além disso, ele notifica o usuário para que nada seja esquecido. Elimina grande parte dos seus problemas, não é?

Cálculo de horas

Toda tarefa leva uma quantidade de tempo para ser produzida — e você deve ter uma boa noção do quanto leva para cada atividade. Por isso, verifique quanto tempo você pode despender para cada trabalho e cumpra o que ficar determinado.

A partir disso, é possível priorizar tarefas e dar mais atenção para aquelas que são urgentes. Lembre-se de que também é necessário considerar atividades extras para cada item. Contatos telefônicos, envio de e-mails, solicitação de relatórios, compra de materiais são alguns exemplos dessas atividades.

Descanso

Você sabia que o descanso é essencial para a boa produtividade? Por isso, mesmo que você trabalhe em casa, organize seu tempo considerando algumas folgas, horário de almoço, de jantar e de dormir. Respeite também os descansos entre as atividades. Afinal, ninguém é de ferro!

Uso excessivo do e-mail

Um dos grandes empecilhos para a boa produtividade é o uso excessivo do e-mail. Apesar de ser uma ferramenta de trabalho, o e-mail pode causar muito prejuízo ao seu período de descanso e para o seu trabalho como um todo. Por isso é recomendável adotar algumas atitudes. Confira algumas delas:

Desative as notificações

Se você é daqueles que não podem ver uma notificação e sai correndo para ver o que se trata, aproveite e desative as notificações no computador e no celular. Isso vai te ajudar a manter-se concentrado e impedir que você perca tempo com mensagens desnecessárias.

Crie regras

Aproveite os recursos do seu e-mail e crie regras para as mensagens que chegam. Otimize as configurações inserindo todas as mensagens de determinados remetentes em uma pasta específica, bloqueie e exclua mensagens de spam. Além disso, você pode criar uma pasta chamada “Outros”, por exemplo, para inserir mensagens que não exigem atenção imediata.

Determine horários de acesso

Muitos e-mails, inclusive alguns importantes, exigem que você pare tudo para respondê-los. Por isso, defina horários específicos para acessar as mensagens. Você pode ver no início da manhã, logo após o almoço ou no final da tarde, por exemplo. Nesse período, organize todas as mensagens, verifique o que precisa ser respondido e apague as conversas desnecessárias.

Cancele newsletters inúteis

É normal ter assinatura de newsletters que não lemos, certo? Pois saiba que isso prejudica muito a nossa produtividade. Por isso, mantenha somente aquelas que você tem interesse em ler e cancele as outras. Pode ser chato ficar cancelando, mas em curto e médio prazos essa será uma atitude importante.

Distribuição de atividades

Quando você trabalha em uma empresa, precisa saber delegar funções. Isso também ajuda a manter os colaboradores motivados, porque eles se sentem parte da organização e responsáveis pelo sucesso dela. Isso permite que o gestor saia do microgerenciamento para o macro, efetivamente gerindo o negócio e não se preocupando excessivamente com a execução das atividades menores.

Modificação dos hábitos

É sabido que a procrastinação é um hábito. O problema é que não é fácil mudar os próprios hábitos. Por isso, antes de apenas decidir mudar, pare e pense: qual é o objetivo que você persegue? Compreendendo o que o motiva fica mais fácil identificar o que você está fazendo de errado e modificar suas ações.

Ou seja, a dica para mudar os hábitos e colocar em prática o que expusemos anteriormente é usar a força de vontade como um motor propulsor, modificando seus hábitos e fazendo com que as novas atitudes tornem-se comuns.

Essas sugestões vão fazer com que a sua produtividade aumente bastante. Quer apostar? Então, coloque algumas ideias em prática e aproveite os resultados! Agora que você já sabe como aumentar a produtividade, deixe o seu comentário e compartilhe a sua experiência!

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By | 2017-01-02T11:59:36+00:00 7 de agosto de 2016|Produtividade, Sucesso Profissional|